Przejmowanie
Wszystkie materiały archiwalne, które podlegają przekazaniu do Archiwum Państwowego w Siedlcach należy poddać dezynfekcji w komorze fumigacyjnej. Kopię zaświadczenia o przeprowadzonej fumigacji należy dołączyć do dokumentacji dotyczącej przekazania materiałów archiwalnych. W przypadku uszkodzenia mechanicznego materiały archiwalne należy poddać odpowiednim zabiegom konserwatorskim. Archiwum Państwowe w Siedlcach przejmuje materiały archiwalne zachowane w dobrym stanie fizycznym – bez uszkodzeń mechanicznych, fizyko-chemicznych i biologicznych.
Szczegółowe zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych regulują § 5–8 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 poz. 1743 z późniejszymi zmianami), zwane później Rozporządzeniem oraz Załącznik nr 4 do powyższego Rozporządzenia.
PROCEDURA PRZEKAZANIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH:
1. W celu przekazania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Siedlcach kierownik jednostki organizacyjnej (np. wójt, prezes, dyrektor) składa zawiadomienie o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania (wzór pisma załącznik nr 1). Zawiadomienie powinno zawierać:
1.1. informacje o aktotwórcy zgodnie z § 6 ust. 1 ww. Rozporządzenia (wzór notatki – załącznik nr 2).
1.2. pisemne wyjaśnienie w przypadku niemożliwości podania ww. danych w całości lub ich części.
1.3. roboczy spis materiałów archiwalnych (również w edytowalnej wersji elektronicznej). Spis sporządza się odrębnie dla każdego rodzaju materiałów archiwalnych zgodnie z zapisami załącznika nr 4 pkt 3 ww. Rozporządzenia. Przykładowe graficzne wzory formularzy spisów stanowią załączniki nr 7, 7a, 7b, 7c).
2. Przygotowanie akt do przekazania (zgodzie z Załącznikiem nr 4 do Rozporządzenia oraz wskazówkami stanowiącymi załączniki nr 3, 4, 5, 6 i 10 do poniższego pisma). Numer pozycji spisu (liczbę porządkową) należy ustalić z archiwum państwowym. Prosimy nie nadawać żadnych numerów ze spisu na teczkach, dopóki spis nie zostanie zaakceptowany.
3. Po zakończeniu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania kierownik jednostki organizacyjnej składa zawiadomienie o zakończeniu czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych. Do zawiadomienia dołącza się spis zdawczo-odbiorczy w wersji ostatecznej wraz z edytowalną wersją elektroniczną.
4. Zaakceptowanie spisu przez Archiwum Państwowe w Siedlcach (nie jest to jednoznaczne z przyjęciem akt do zasobu Archiwum).
5. Przywiezienie przygotowanych akt do Archiwum Państwowego w Siedlcach (po wcześniejszym telefonicznym lub e-mailowym ustaleniu daty i godziny przekazania) wraz z 3 egzemplarzami pisma o przekazaniu materiałów archiwalnych (wzór pisma – załącznik nr 9), 3 egzemplarzami zatwierdzonego spisu zdawczo-odbiorczego oraz kopią zaświadczenia o przeprowadzonej fumigacji.
Pliki do pobrania
Zal. 1 - zawiadomienie o rozpoczeciu (wzor).docx (14.89 KB)
Zal. 2 - schemat notatki informacyjnej (wzor).doc (56.50 KB)
Zal. 3 - standardy porzadkowania materialow archiwalnych.doc (994.00 KB)
Zal. 4 - przyklad opisu grzbietu opakowania zbiorczego (pudla).docx (22.99 KB)
Zal. 5 - wskazowki dotyczace przekazania akt stanu cywilnego.doc (3.64 MB)
Zal. 6 - wskazowki konserwatorskie dla USC.doc (32.50 KB)
Zal. 7 - Spis z-o mat. aktowych.doc (46.50 KB)
Zal. 7a - Spis z-o mat. kartograficznych.doc (42.50 KB)
Zal. 7b - Spis z-o mat. technicznych.docx (20.95 KB)
Zal. 7c - Spis z-o mat. ulotnych.docx (20.35 KB)
Zal. 8 - zawiadomienie o zakonczeniu (wzor).docx (15.86 KB)
Zal. 9 - pismo o przekazaniu materialow archiwalnych.docx (15.92 KB)
Zal. 10 - wskazowki dotyczace kopert dowodowych.docx (2.42 MB)
Rozwiń Metryka
Podmiot udostępniający informację: | |
---|---|
Data utworzenia: | 2023-01-23 |
Data publikacji: | 2023-01-23 |
Osoba sporządzająca dokument: | |
Osoba wprowadzająca dokument: | |
Liczba odwiedzin: | 7515 |